Докладные записки.
-это документ адресованный руководителю или вышестоящему учреждению и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшим место явлении или факте, о выполненной работе, а так же содержащей выводу и предложение составителя.
Д.З. включает следующие реквизиты:
1. Наименование структурного подразделения
2. Вид документа
3. Дата, номер
4. Место составления или издания
5. Заголовок к тексту
6. Текст
7. Подпись
Д.З. бывают внешние и внутренние.
Внутренние докладную подписывает составитель, внешнею, адресованную выше стоящей инстанции и оформленной на общем бланке учреждения, подписывает руководитель учреждения.
ПРИМЕР внутренней докладной записки:
Общий отдел
Генеральному директору
объединения
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
Н.К. Иванову
2002. №36
Рязань
О замене пишущих машин
Довожу до вашего сведения, что машинбюро в настоящее время оснащено пишущими машинами устаревшего образца, многие из которых имеют надёжные эксплуатационные качества.
Прошу рассмотреть в-с о приобретении шести новых машинок и одного компьютера с принтером.
Зав. машинбюро
Г.Н. Колбасин
ПРИМЕР внешней докладной записки:
Министерство общего
Генеральному директору и профессионального завода … образования РФ
Новосибирское областное
И.И. Петрову управление народного образования
Октябрьский отдел народного образования
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
2002. №15
Новосибирск
О проверке технического состояния жилых помещений базы отдыха
Согласно поручению главы администрации Октябрьского района о проверке готовности баз отдыха для детей и определение количества школьников, которые могут отдохнуть летом 2002 года.
Мною 13 мая сего года бал проведён осмотр жилых помещений базы отдыха
Вашего завода.
Все жилые корпуса в удовлетворительном состоянии, однако, в корпусе №1 необходимо вставить стёкла, корпус №2 нуждается в ремонте.
Зав. района
Н.И. Пирогов
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
-это док-т, поясняющий содержание отдельных положений основного документа
(плана, отчёта, проекта) или объясняющая причины какого-либо события, факта, поступка.
Объяснительная записка делится на 2-е группы:
1. гр. – это док-ты, чаще всего сопровождающие основной документ и поясняющие содержание его отдельных положений. Оформляются на общем бланке учреждений.
2. Гр. – это записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведений работников.
ПРИМЕР:
Объяснительная записка
Директору центра
«Кадры»
01.11.2002 №21
Н.И. Иванову
О срыве занятий в группе секретарей-референтов
31 октября 2002 года на занятия по делопроизводству пришло только 3 слушателя из состава группы 19 человек
Преподаватель
Г.И. Григорьева
Пр. внешней объяснительной записки – по одному предприятию, имеющему множество структурных подразделений:
Наименование организации
Производственный отдел
Объяснительная записка
Ген. Директору
объединения
01.11.2002 №14
А.А. Зуеву
Об установке оборудования
Сводный отчёт об установке оборудования для производства аммиака, передан в выше стоящею организацию согласно договорённости 30.10.2002г.
Начальник отдела
А.Е. Ёлкин
Пр. внешней объяснительной записки, адресованная в выше стоящую организацию:
Производственное объединение
По добыче железной руды
«Крымчермет»
Шахта «Юзовская»
Объяснительная записка
Ген. Директору
объединения
01.11.2002 №10
К.Е. Матвееву
О нарушении производственной дисциплины
,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,ТЕКСТ,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,
,,,,,,,,,,,,,,,,,,
Горный мастер
В.И. Софроний
ФАКСЫ
- относятся к оперативным средствам связи – максимальная связь. Ф. – это док-т, полученный с помощью специального аппарата или факса, по телефонным каналам связи, Ф. является копией передаваемого документа любого вида с приложением в виде таблиц, схем, чертежей, фотографий. Ф. является разновидностью переписки между деловыми партнёрами. Оформляется аналогично деловому письму.
Дополнительными данными факса явл. данные, которые проставляет сам аппарат – указание (код) отправителя; дата и время передачи; номер телефакса (аппарата), с которого передата информация; количество страниц.
Отправитель факса должен получить подтверждение о том, что информация дошла до получателя, в котором указывается код фирмы получателя, № телефакса получателя, дата и время продолжительности передачи, кол-во полученных страниц; результат.
Большая часть коммерческой переписки хранится 3 года, в том числе и факсы и передаче на архивное хранение не подлежит. Переписка с иностранными фирмами по наиболее важным вопросам (экспорт, импорт) гарантии хранится 10 лет.
ТЕЛЕГРАММА
- это док-т, передаваемый по каналам связи.
Образец международной телеграммы:
МЕЖДУНАРОДНАЯ ТЕЛЕГРАММА
МАКСИМОВ АТТАШЕ ПО ТОРГОВЛЕ
ПОСОЛЬСТВО РФ В БЛГАРИИ
УЛ.КРАСНОВА 5 СОФИЯ БОЛГАРИЯ
ПРЕДСТАВИТЕЛИ МИНИСТЕРСТВА АНИСИМОВ ЗПТ КАНДРАТЬЕВ ПРИЕДУТ 15 МАРТА 1999
ГОДА В СОФИЮ ДЛЯ ПРВЕДЕНИЯ ПЕРЕГОВОРОВ
ЗАМ МИНИСТРА ВЭС
100121, Москва, ул. Краснопресненская, 20, МВЭС, 15-23-08/02
10.01.99
Разина 235 41 38
СПРАВКИ
- это док-т содержащий описание и подтверждение фактов и событий. Справки чаще всего составляются о подтверждении работы или оплаты труда сотрудников. Руководство предприятия обязано выдавать по просьбе сотрудника справку о работе в данной организации с указанием специальности, должности, квалификации, времени работы и размера з/п (статья 40 ТКРФ).
Справки подготавливаются на бланке формата А5 имеющем адресные данные предприятия и трафаретный текст. Справки начинаются с указания в именительном падеже Ф.И.О. (полностью) лица о котором даются сведения, его должности, з/п. В правом верхнем углу указывается место предоставления справки (например: шк. №49; ТЭУ №3). На справке должна обязательно стоять дата подписания. Если ведётся учёт выдачи справок по журналу, ставят порядковый номер справки рядом с датой. Справки составляются в 1 экз. Одним из вариантов справки явл-ся справка по запросу руководства содержащая информацию по производственной тематике, такие справки могут быть внутренними и внешними. Справки для руководства не выходящие за пределы предприятия составляет и подписывает составитель (составитель). Внешние справки по запросу внешних организаций подписываются руководителем предприятия. Такая справка должна иметь заголовок к тексту, дату и период времени к сведениям относящимся к справке. Если справка даётся по нескольким вопросам, то её текст делят на разделы. Они должны иметь заголовок и нумерацию арабскими цифрами. Справки, имеющие цифровые пока...
ВНИМАНИЕ!
Текст просматриваемого вами реферата (доклада, курсовой) урезан на треть (33%)!
Чтобы просматривать этот и другие рефераты полностью, авторизуйтесь на сайте:
|
|
