Главная / Рефераты / Рефераты по менеджменту
Реферат: Системы управления документами, их функции
Notice: Undefined variable: ref_img in /home/area7ru/area7.ru/docs/referat.php on line 323
Содержание Введение Часть I. Системы управления документами, их функции Основные функции СУД Архитектура СУД
3 Хранилище документов
4 Система управления документооборотом
5 Коммуникационная среда 1. Интеграционные компоненты 2. Системные компоненты Заключение
Список литературы Введение Система управления документами (СУД)[1] — система, обеспечивающая работу с документами. Информация, которая находится в разрозненно хранящихся документах, содержит много ценного, выявляемого только при обработке. Этой цели отвечает СУД, обеспечивающая управление документами, т.е. способная создавать, хранить, искать, извлекать, редактировать и рассылать документы. Главная функция этой системы — поиск и индексирование документов, что позволяет быстро определять местонахождение и отслеживать их состояние. Важно также знать, кто пользуется документами в любой момент времени. Часть I. Системы управления документами, их функции Компания IDC дает следующее определение рынка Систем Электронного Управления Документами: "Системы электронного управления документами (ЭУД) обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают системы ЭУД, включают текстовые документы, образы, электронные таблицы, аудио-, видеоданные и документы Web. Обычными возможностями систем ЭУД являются создание документов, управление доступом, преобразование и безопасность".[2]
Основными функциями СУД являются: . прием, регистрация и учет документов; . упорядочение и классификация документов; . обработка документов; . дописывание комментариев к документам; . поиск документов по названиям разделов, ключевым словам; . создание личных библиотек документов; . изменение конфигурации документов; . контроль версий документов при их модификации; . предоставление возможности удаленного доступа к документам; . управление информацией в базе данных; . обеспечение безопасности данных, разрешение доступа к документам только определенным пользователям; . пересылка и рассылка документов; . администрирование учета и архивирования данных. Система управления документами должна также обладать возможностью редактирования и слияния документов, включения в них звуковых фрагментов, видеофильмов, изображений и текстов. СУД обеспечивает постоянное обновление информации, входящей в документы. Поиск документов должен осуществляться в соответствии с разнообразными их характеристиками: дата создания, авторы, организация, рассматриваемая тема, тип документа. Управление документами наиболее эффективно осуществляется в сети предприятия, но все шире используется доступ к информации через глобальные сети. СУД можно разбить на пять подсистем[3], решающие самостоятельные задачи (см. таблицу). Задача Подсистемы СУД Документы нужно надежно хранить Централизованное хранилище и быстро находить электронных документов Документы нужно обрабатывать Система управления в соответствии с действующими документооборотом процедурами Участники процессов должны иметь Коммуникационная среда эффективные средства взаимодействия СУД должна быть связана с другими Интеграционные компоненты компонентами информационной системы Все это должно на чем-то работать Системные компоненты
Хранилище документов Создается единая база данных на сервере, которая позволяет надежно хранить документы, систематизировать их и быстро находить нужную информацию. При этом реализуется важнейший принцип СЭУД: документ хранится в единственном экземпляре в месте, хорошо защищенном от несанкционированного доступа. Бумажные документы попадают в хранилище в результате их сканирования, а электронные — прямо из той программы, в которой они создаются. Для быстрого поиска документов хранилище снабжается механизмом сквозного или, как его еще называют, полнотекстового поиска, позволяющим за очень короткое время найти нужный документ по содержащимся в нем ключевым словам.
Система управления документооборотом Документооборот обычно рассматривается в рамках одной компании, и является отражением ее бизнес-процессов, а способы управления ими у каждой фирмы уникален. Кроме того, любая успешно действующая организация непрерывно меняется. Создание новой продукции, приобретение нового бизнеса, завоевание новых рынков вызывают изменения в организационной структуре, в управленческих процедурах, в формах и маршрутах движения документов. Чтобы успеть за этими изменениями, нужно использовать для автоматизации рабочих процедур специальные программные средства. С помощью конструктора бизнес–процедур процесс обработки документов можно представить как последовательность шагов. На каждом шаге обработки документа определяется, что следует сделать с документом и кто должен быть исполнителем. По окончании шага система автоматически вычисляет, куда направить документ дальше, и происходит автоматическое уведомление следующего исполнителя. При этом все участники процесса могут наблюдать его в виде наглядной диаграммы и видеть, на какой стадии обработки находится документ. Коммуникационная среда Чтобы обеспечить эффективное взаимодействие участников автоматизированного документооборота, СУД требуется некая "сигнальная система". Обычно это электронная почта. По электронной почте сотрудники получают извещения о событиях, происходящих в системе, таких как появление новых документов, поступление документа на рассмотрение, нарушения контрольных сроков. Извещение, как правило, содержит гиперссылку, которая позволяет открыть соответствующий документ из централизованного хранилища. В последнее время популярными становятся...
ВНИМАНИЕ!
Текст просматриваемого вами реферата (доклада, курсовой) урезан на треть (33%)!
Чтобы просматривать этот и другие рефераты полностью, авторизуйтесь на сайте:
|
|
|
Добавлено: 2011.03.22
Просмотров: 1412
|
Notice: Undefined offset: 1 in /home/area7ru/area7.ru/docs/linkmanager/links.php on line 21
При использовании материалов сайта, активная ссылка на AREA7.RU обязательная! |