Главная / Рефераты / Рефераты по информатике, программированию

Реферат: Подготовка и составление конференции в Microsoft PowerPoint


План.
План
Введение
Основная часть
Демонстрация слайд-фильма в локальной сети.
Демонстрация слайд-фильма в локальной сети.
Организация конференции.3
Проведение конференции...5
Управление слайд фильмом с помощью панели Докладчик…..6
Переключение между слайдами с помощью Навигатора слайдов…6
Отслеживание времени с помощью Хронометра.7
Участие в конференции….7
Использование дополнительных устройств..7
Создание презентации в PowerPoint.
Начало создания новой презентации ….8
Выбор способа создания новой презентации 8
Выбор макета первого слайда .8
Создание первого слайда презентации ..8
Начало создания второго слайда презентации. …8
Выбор макета второго слайда .9
Разработка второго слайда презентации …..9
Использование элементов дизайна для оформления слайдов презентации ..9
Применение шаблонов презентаций …..9
Режим Сортировщик слайдов или “ Монтажный стол “.. 10
Демонстрация презентации ….10
Содержание и подготовка к конференции
Подготовка конференции.11
Анализ цели.11
Анализ аудитории…..12
Планирование конференции или презентации….13
Разработка главной идеи…13
Выбор стиля..13
Разработка Конференции или презентации..14
Вступление …14
Основная часть….14
Заключение….15
Использование наглядных методов и материалов..15
Ответы на вопросы16
Заключение
Список использованной литературы
Введение.
В настоящее время в нашей стране появляется все больше и больше компаний, которые свою деятельность не представляют без применения информационных систем управления. Информационные системы управления предоставляют возможность оперативно решать вопросы, разрабатывать новые программы деятельности, анализировать работу предприятия. Поэтому применение локальных сетей на предприятии - актуальная проблема. Как же применяются локальные сети? Одним из применением локальных сетей является создание конференций, проведение совещаний. Возникает вопрос какую программу применить для их создания. Я в своем реферате рассматриваю одну из наиболее удобных программ PowerPoint 7, которая позволяет создать конференцию более красивой, легко воспринимаемой, удобной для пользователей, неограничивающей число участников. Эту систему создания конференции неоднократно применяли на различных предприятиях, что говорит о ее практической ценности. В своей работе я подробно расскажу о создании конференции на основе презентации и о тех приемах , которые позволяют войти в близкий контакт с аудиторией и произвести на нее более сильное впечатление.
Демонстрация слайд-фильма в локальной сети.
Сделав презентацию можно не приглашать людей физически присутствовать на совещании, презентации, а провести электронную конференцию. Как организатор, надо подготовиться к конференции: назначить для нее время, выбрать средства управления ее проведением и сообщить PowerPoint, какие компьютеры в сети будут принимать участие.
Организация конференции.
Первым шагом конференции является сбор имен компьютеров, которые будут участвовать. Если вы не знаете имени своего компьютера, выберете команду Настройка, а затем - Панель управления в меню Пуск на рабочем столе
Windows 95/98 и дважды щелкните значок Сеть. Выберете вкладку Компьютер и запишите имя своего компьютера, указанное в текстовом поле Имя компьютера.
Кроме того, будущие участники конференции должны сообщить вам имена своих компьютеров, из которых вы составите список.
Имея на руках список имен, откройте презентацию, предназначенную для демонстрации. Затем выберете команду Конференция в меню Сервис. На экране появится первое окно диалога Мастер конференции. Здесь организатор конференции должен выбрать Докладчик, а участник должен выбрать Участник конференции и нажать кнопку Далее.
Второе диалоговое окно служит для выбора слайдов которые будут показаны в конференции, по умолчанию будут показаны все файлы, если надо изменить параметры, надо нажать Отмена и выбрать Настройка из меню Показ слайдов. Нажмите кнопку Далее для вывода третьего диалогового окна.
В третьем диалоговом окне указано какой тип связи вы используете, так как мы рассматриваем конференцию в локальной сети, то можно сразу нажимать Далее, если вы хотите использовать интернет , то сначала надо соединиться по модему с вашим поставщиком услуг Интернет.
Четвертое диалоговое окно. В текстовом поле Имя компьютера введите имя любого компьютера , участвующего в конференции, и нажмите кнопку
Добавить. Имя будет внесено в список, расположенный под этим полем.
Продолжайте добавлять имена, пока не перечислите все компьютеры. Если имя добавлено по ошибке или нужно удалить имя компьютера, принадлежащего отсутствующему участнику, выделите это имя в списке диалогового окна и нажмите кнопку Удалить. Когда список компьютеров будет готов , нажмите кнопку Готово, чтобы открыть конференцию.
Компьютеры участников должны присоединиться к конференции и ждать, когда ваш Мастер конференции будет готов ее начать. Ваш компьютер должен соединиться с компьютерами приглашенных участников и этот процесс может занять несколько минут. Программа PowerPoint должна найти компьютеры, загрузить в каждый из них копию вашей презентации и создать временную копию презентации на компьютере организатора.
Если какой-то компьютер отсутствует вы получите сообщение о том, что он недоступен или не может быть найден. Нажав ОК чтобы закрыть окно этого сообщения, вы сможете вернуться в четвертое окно диалога и проверить орфографию имени компьютера, после чего либо ввести его заново, либо удалить из списка. Для проведения конференции необходимо подключить к ней хотя бы один сетевой компьютер (кроме компьютера организатора).
Проведение конференции.
Если вы являетесь организатором конференции, то у вас есть несколько способов сделать ее более продуктивной. Если вы участник конференции, ваша роль более ограничена.
Когда конференция начинается, все участники на экранах своих компьютеров видят полноэкранный слайд-фильм. На экране компьютера организатора конференции слайд-фильм демонстрируется точно в том же виде, что и на экранах участников. Кроме того, организатор видит панель Докладчик для управления слайд фильмом и все инструменты.
Управление слайд фильмом с помощью панели Докладчик.
Если вы являетесь организатором конференции, используйте для управления презентаций панель Докладчик. При закрытии этой панели конференция заканчивается. Кнопки Предыдущий слайд и Следующий слайд служат для продвижения от слайда к слайду. Чтобы перейти к следующему слайду можно так же щелкнуть мышью окно слайда.
Поле Управления экраном позволяет изменить вид указателя мыши на карандаш. Карандаш можно использовать для пометок на слайдах, например, чтобы подчеркнуть важное слово, усиливая его действие. Участники видят все пометки, которые вы делаете на слайде.
На время перерыва можно зачернить экран слайд-фильма, используя кнопку
Черный экран в поле Управления экраном. Кнопка Стереть карандаш позволяет удалять с экрана все пометки, после чего слайд приобретает первоначальный вид.
Если вам понадобиться инструмент проведения конференции, который не был выбран до ее начала, этот инструмент можно активизировать непосредственно во время конференции, нажав соответствующую в поле
Инструменты панели Докладчик.
Если идеи следуют одна за другой быстро и интенсивно, вы должны быть уверены, что каждый участник получит копию слайда для последующего анализа.
В этом случае можно нажать кнопку Послать слайд, чтобы скопировать текущий слайд (вместе с добавленными пометками) на жесткие диски всех участников.
Конференцию можно закончить нажатием кнопки Закрыть или кнопки Конец демонстрации панели Докладчик.
Переключение между слайдами с помощью Навигатора слайдов.
Предположим, реакция аудитории на вашу презентацию показывает, что можно опустить некоторые детали и перейти к следующей теме. Или конференция длится слишком долго и вы хотите ускорить ее, исключив из демонстрации некоторые слайды. Навигатор слайдов позволяет выбрать любой слайд слайд фильма, предварительно просмотреть его содержимое, а затем либо показать его аудитории, либо пропустить. Навигатор слайдов выглядит так.
В поле Последний слайд, расположенном в нижней части диалогового окна
Навигатор слайдов, отображается заголовок и номер слайда который в настоящий момент демонстрируется аудитории. Если вы хотите пропустить какие- то слайды, нужно прокрутить список слайдов в диалоговом окне Слайды и найти нужный. Выделив слайд, вы можете предварительно просмотреть его в поле, расположенном в правой части диалогового окна.
Отслеживание времени с помощью Хронометра.
Хронометр регистрирует общее время, прошедшее с момента начала презентации. Если вы отрепетировали слайд фильм перед презентацией, хронометр покажет вам, движетесь ли вы быстрее или медленнее, чем планировали.
Участие в конференции
Являясь организатором конференции, вы будите воспроизводить слайд фильм, но не ожидайте, что ваша аудитория будет сидеть, сложа руки и только смотреть. Как участники они могут комментировать ваши идеи или корректировать ваши сообщения и рисунки с помощью карандаша и делая пометки в текущем слайде. Нажатие клавиш CTRL+P выключает карандаш. То же самое действие выполняет команда Карандаш контекстного меню слайд фильма. Когда один из участников делает пометку на слайде, ее видят и все остальные.
Участники конференции не могут управлять демонстрацией слайд фильма - только организатор может переключать слайды на всех экранах. Участники могут управлять цветом карандаш, который они используют для пометок.
Чтобы покинуть конференцию участники могут выбрать команду Завершить демонстрацию в контекстном меню. Когда конференция окончена, слайды презентации остаются в памяти компьютера каждого участника в виде новой презентации. Каждый участник при выходе может сохранить презентацию для будущего использования или нажать кнопку Нет , чтобы удалить ее.
Использование дополнительных устройств.
При организации своих конференций я обычно пользуюсь микрофонами, для удобства общения с участниками и обсуждения с ними проблемы.
Создание презентации в PowerPoint.
В предыдущих пунктах я говорил, что для создания конференции недостаточно только докладчика и участников, а нужна еще презентация, которую докладчик будет представлять на конференции. Рассмотрим основные этапы создания презентации в PowerPoint. Вначале я расскажу о технической стороне создания презентации.
Для понимания содержания работы по созданию презентации рассмотрим пример ее подготовки без участия Мастеров PowerPoint: сделаем черновой вариант презентации из двух слайдов, а затем применим к ним шаблон, который придаст ей профессиональный вид.
Приведу основные этапы создания презентации.
1. Начало создания новой презентации
Запустите PowerPoint или, если вы уже находитесь в этом приложении, выберите команду Новый в меню Файл.
2. Выбор способа создания новой презентации
В окно Новая презентация выберите переключатель Пустая презентация для создания презентации без использования мастеров и шаблонов
PowerPoint. Нажмите кнопку ОК.
3. Выбор макета первого слайда
Любую презентацию в соответствии с советами профессионалов рекомендуется начинать со слайда-заголовка, в котором указывается тема презентации, доклада, выступления и т.д. Поэтому в диалоговом окне Новый слайд выберите самый первый макет для создания слайда-заголовка презентации.
4. Создание первого слайда презентации
В появившейся рамке фиксации Нажмите для добавления заголовка введите следующий текст примера: “ Пакет подготовки презентаций Microsoft
PowerPoint ”. Для ввода текста выберите соответствующий шрифт, используя панель инструментов Форматирование или команду Шрифт из меню Формат .
С помощью этой команды вы можете установить при необходимости размер шрифта, его цвет и тень текста заголовка. Выделите рамку фиксации текста так, чтобы на экране появились ее элементы управления и нажмите клавишу для удаления ее со слайда.
После выполнения этапов 1-4 вы получили на своем экране первый слайд презентации, который и будет служить слайдом-заголовком. При желании вы можете изменить полученный слайд, например, путем добавления в него элементов дизайна по вашему выбору.
5. Начало создания второго слайда презентации
Выполните команду Новый слайд меню Вставка
.
6. Выбор макета второго слайда
В диалоговом окне Новый слайд выберите седьмой макет слайда, который будет содержать текст и рамку для рисунка из библиотеки ClipArt Gallery.
Нажмите кнопку ОК. Преимуществом выбора макета слайда с областью размещения рисунка из библиотеки ClipArt является быстрая вставка требуемого рисунка без использования команды Вставить объект из меню Вставка .
7. Разработка второго слайда презентации
Используйте данный макет для подготовки второго слайда презентации. Этот макет содержит три рамки фиксации: для заголовка слайда , текста слайда и для размещения рисунка библиотеки ClipArt Gallery . В рамку для заголовка введите текст “ Microsoft PowerPoint “; в рамку для текста введите : “ При помощи PowerPoint можно создавать...” и т.д. В области рамки для рисунка дважды щелкните по. В появившемся окне приложения ClipArt Gallery выберите в категории Академическая рисунок Школьные принадлежности и нажмите кнопку ОК. Используйте элементы управления рамки с рисунком для установки требуемых размеров рисунка и его положения на слайде. При правильном выполнении предыдущих этапов вы должны получить подготовленный второй слайд, который также можно изменять по вашему вкусу.
8. Использование элементов дизайна для оформления слайдов презентации
Усовершенствуем второй слайд, например, используя элементы Автоформы панели инструментов Отрисовка. В палитре автоформ выделите форму Инструмент пломба, перенесите курсор мыши, который в данный момент должен быть представлен в виде знака “+“, в нижнюю часть слайда и растяните появившуюся фигуру до требуемых размеров. После отпускания кнопки мыши введите в автоформу текстом “ Это очень просто!”, после чего выберите подходящий цвет заполнения формы с помощью команды Цвета и линии меню Формат . При необходимости вы можете также включить тень для элемента автоформы. После этого разработка слайда будет закончена.
9. Применение шаблонов презентаций
Для профессионального оформления нашей презентации применим к ее слайдам шаблон из комплекта поставки PowerPoint. Для этого выполните команду Шаблон меню Формат и в появившемся диалоговом окне открытия файла шаблона презентации выберите любой из файлов ( вид шаблона отражается в поле просмотра ), после чего нажмите кнопку Применить . Слайд примет новый вид.
После окончания разработки слайдов, нажав кнопку Outline View ( находящуюся внизу слайда ), вы автоматически получите структуру вашей презентации, которую вы можете распечатать, изменить в ней порядок следования слайдов и уровни заголовков текста в слайдах. Обратите внимание, что в режиме работы со структурой презентации в содержании слайдов не выводятся графические объекты и текст, размещенный в этих объектах.
10. Режим Сортировщик слайдов или “ Монтажный стол “
В режиме сортировщика слайдов, переход в который производится нажатием кнопки Slide Sorter, произведем окончательную подготовку презентации к демонстрации. Для этого установим визуальные эффекты вывода слайдов на экран с помощью панели инструментов Transition, которая содержит список эффектов, имеющихся в пакете PowerPoint. Нажмите кнопку Rehearse Timings для запуска режима хронометража вашего выступления. При этом PowerPoint автоматически перейдет в режим полноэкранной демонстрации слайдов презентации. В нижнем левом углу экрана выводится таймер, который производит отсчет времени вашего выступления для каждого слайда. После этого, время выступления ( в секундах ) будет указано в нижнем левом углу каждого слайда.
11. Демонстрация презентации :
Нажмите кнопку Показ слайдов и наслаждайтесь работой самого популярного пакета подготовки презентаций.
Содержание и подготовка к конференции
Теперь научившись создавать конференцию и презентацию рассмотрим каково должно быть содержание. Но я хочу добавить что здесь конференция рассматривается ни как обсуждение какой либо проблемы, а как обычная презентация, так как в PowerPoint конференция означает презентацию в сети.
ПОДГОТОВКА КОНФЕРЕНЦИИ
Эта часть реферата своей целью имеет передачу знаний о подготовке качественной конференции высшего уровня. Для этого, в главе описываются основные шаги по подготовке.
Шаги по подготовке конференции следующие:
Анализ состава, цели, характера аудитории.

Планирование и развитие вступления, основной части и заключения

Разработка демонстрационно-наглядных материалов.

Подготовка к ответам на вопросы из аудитории.

Конференции и презентации очень похожи на интервью и деловые встречи: в процессе подготовки нужно определить цели, проанализировать аудиторию, разработать план для конференции своих точек зрения. Но конференции и презентации в отличие от интервью и встреч события более массового характера, они не ориентированы на эмоциональные аспекты или на персональные проблемы.
АНАЛИЗ ЦЕЛИ.
В процессе создания собственной карьеры человек может делать презентации и конференции по разным поводам. Например, если он работает в отделе по работе с персоналом, он может давать ориентационные сведения новым работникам или объяснять политику компании. Если человек работает начальником отдела он может презентовать программы учения персонала. Если он консультант, он может давать аналитические отчеты. Если он работает бухгалтером или аудитором он может презентовать начальству отчеты о финансовом состоянии фирмы. Как ученый или инженер он может объяснять технические характеристики клиенту или говорить на профессиональных собраниях. Как президент он часто выступает перед собранием директоров, работников, акционеров или журналистов с разного рода отчетами. Как человек, заинтересованный в поиске спонсора для своего проекта, он делает конференцию перед потенциальными инвесторами.
Такие презентации и конференции могут быть отнесены к разного рода блокам в зависимости от целей. Цель помогает определить форму, содержание и стиль презентации.

Информирование или анализ. Когда цель вашей презентации информирование или предоставление анализа, то такая презентация предусматривает взаимодействие с аудиторией. Чаще всего такая речь представляет собой собрание определенной группы людей с целью прослушивания документа. После прослушивания присутствующие задают вопросы на понимание и уточнение некоторых данных. Презентации такого рода очень часто используются в больших компаниях для мониторинга состояния финансов компании и т. д.
Убеждение или приглашение к сотрудничеству. Наибольшее взаимодействие предполагает презентация, целью которой является убеждение кого-либо принять участие в различного рода актах или участие в сотрудничестве по совместному решению проблемы. Обычно презентация начинается с предоставления информации об обсуждаемом объекте, чтобы аудитория поняла яснее о чем идет речь, затем вы начинаете предоставлять аргументы в пользу вашей точки зрения и пытаетесь склонить присутствующих к нужным для вас действиям. Такая презентация наиболее требовательна к вспомогательным объектам и качеству речи. Кроме того необходимо быть достаточно гибким и превосходно чувствовать ситуацию особенно в случае непредвиденного течения обстоятельств. Необходимо постараться к ним подготовиться. Взаимодействие с аудиторией настолько здесь велико, что вы можете потерять контроль за ходом презентации. Здесь нельзя целиком полагаться на подготовленный и написанный текст, а зорко следить за ситуацией и не давать ей выходить из под контроля.
Зачастую конференции и презентации используют несколько из перечисленных целей одновременно.
АНАЛИЗ АУДИТОРИИ
Как только вы поставили цели для вашей презентации, необходимо приступить к анализу аудитории. Как и зачем это делается ?
Аудитория - это еще один базовый элемент вашей презентации и т. к. именно для аудитории конференция и делается, нельзя не придавать анализу никакого значения и пропускать его, а наоборот именно анализу аудитории необходимо уделить особое значение.
Вы можете добиться лучшего результата, если будете знать характеристики будущей аудитории и используете полученные данные в подготовке к конференции.
Для начала надо определить размер аудитории. Очевидно, что маленькие группы наиболее удобны для бурного обсуждения и убеждения. Но когда в группе больше 12 человек нормальное обсуждение становится невозможным.
Зависимость размера аудитории от целей прямая: чем меньше цели предполагают участие аудитории в конференции, тем больше может быть размер аудитории и тем меньшее значение может придаваться качеству людей участвующих в конференции.
Также необходимо сопоставить другую нужную информацию об аудитории. Вот некоторые вопросы на которые желательно знать ответы перед конференции:
1. Будет ли аудитория в основной своей массе дружественна, безразлична или противна вашей точке зрения?
1. Заботят ли их темы, через которые вы хотите убедить их принять участие в конкретном действии?
1. Какой у аудитории уровень понимания, образованность?
1. Сколько они знают о том, что вы собираетесь им преподнести?
1. Знают ли они вас?
1. Уважают ли они вас?
Ответы на эти вопросы помогут вам выбрать лучший путь для поведения эффективной презентации.
ПЛАНИРОВАНИЕ КОНФЕРЕНЦИИ ИЛИ ПРЕЗЕНТАЦИИ
Разработка стратегии разворачивания выступления сложнее, чем написание документа. Если вы не сделаете вашу презентацию легкой для понимания, возможно аудитория не отреагирует на нее нужным для вас образом и вы потеряете потенциальный выгодный контракт или инвестора в ваш проект, т. к. они могут просто не понять или прослушать важные пункты вашего выступления.
Для максимального эффекта и достижения намеченных целей, после анализа аудитории необходимо приступить к разработке плана речи или презентации придавая этому ничуть не меньшее значение.
РАЗРАБОТКА ГЛАВНОЙ ИДЕИ
Первый шаг - это определение главной идеи, вокруг которой и будет строиться ваша презентация. Главная идея должна быть связана с вашим объектом и должна служить стержнем, на который каждый присутствующий должен нанизывать получаемую от вас информацию. Это подобно рекламному девизу, который напоминает покупателю о достоинствах рекламируемого продукта. Ваша цель - разработать такую главную идею, чтобы сделать презентацию интересной для аудитории и сделать объект презентации для присутствующих таким же интересным, как он интересен вам.
Попытайтесь сформулировать вашу главную идею в одно предложение.
Вот несколько примеров:
Размещение заказа у нас имеет смысл потому, что мы предлагаем быструю доставку и скидки.
Новая программа оздоровления побудит рабочих к более качественному труду и уменьшит пропуски по болезни.
Господин Сидоров был очень нужным работником в нашей фирме и мы будем по нему скучать, когда он уйдет на пенсию.
После 10-ти месяцев неудач, убытков и неопределенности мы можем гордиться нашей компанией, которая пережила полосу неудач и стала получать прибыль.
Отметьте, что каждый пример содержит главную...

ВНИМАНИЕ!
Текст просматриваемого вами реферата (доклада, курсовой) урезан на треть (33%)!

Чтобы просматривать этот и другие рефераты полностью, авторизуйтесь  на сайте:

Ваш id: Пароль:

РЕГИСТРАЦИЯ НА САЙТЕ
Простая ссылка на эту работу:
Ссылка для размещения на форуме:
HTML-гиперссылка:



Добавлено: 2011.12.21
Просмотров: 989

При использовании материалов сайта, активная ссылка на AREA7.RU обязательная!