Главная / Рефераты / Рефераты по менеджменту
Реферат: Унификация и стандартизация управленческих документов
Notice: Undefined variable: ref_img in /home/area7ru/area7.ru/docs/referat.php on line 323
Содержание Унификация и стандартизация управленческих документов 3 Приказ об итогах работы с документами в 2001г. В ОАО”Родина” 15 Список использованной литературы 16 1. Унификация и стандартизация управленческих документов. Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций и задач. Стандартизация документов - форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Установлены следующие категории стандартов: . государственные стандарты (ГОСТ). . отраслевые стандарты (ОСТ); . республиканские стандарты (РСТ). Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники. Работа по унификации включает: . разработку УСД, которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации; . внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в республиканских и отраслевых УСД: . внедрение разработанных ОКТЭИ; . ведение УСД и ОКТЭИ с целью поддержания достоверности информации и их дальнейшее развитие; . разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию; . разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли. Организационное и методическое руководство унификацией и стандартизацией документов, координацию работ и контроль осуществляет головная организация по координации внедрения и ведения УСД и ОКТЭИ в республике. На отраслевом уровне эту работу ведет головная организация по внедрению и ведению УСД и ОКТЭИ в отрасли. Унификацию и стандартизацию управленческих документов следует рассматривать как один из факторов повышения производительности управленческого труда. Унификация документов - это выбор рациональных структур их построения, приведение документов единообразию на основе установления рационального количества их форм и типизация их построения. Она применяется не только к управленческим документам, но и к новым системам. Например, унифицированы проездные, авиационные и железнодорожные билеты. Основными принципами унификации документов являются: - унификация от общего к частному. Заключается в построении формуляра- образца документов для конкретной системы документации и установлении на его основе состава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного документа и т. д.; - единообразие форм документов и правил их построения, составления, оформления. Обеспечивается путем максимальной типизации и трафаретизации документов, унификации расположения данных на поле документа, выработки технологий и условных сокращений; - комплексность унификации. При ее проведении должны предусматриваться все требования к документу на всех стадиях его создания, заполнения, обработки и хранения. Кроме того, должны учитываться психофизиологические возможности человека и параметры технических средств; - информативность. Означает включение в документы только тех реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач, для поиска и подтверждения юридической силы документа; - сокращение числа видов документов. Достигается за счет совершенствования методов управления, например, в направлении повсеместного применения оргтехники; - стабильность требований к документам (установлены государственными и отраслевыми стандартами); - сопряжение с действующими системами классификации и кодирования технико- экономической информации; - экономичность. Достигается за счет обоснованного включения документов в систему документации, широкого применения бланков, рациональной компоновки форм документов, установления оптимального объема реквизитов и т. д. Существует 3 способа унификации текстов: трафарет, анкета и таблица. Трафарет- это способ фиксации постоянной информации в виде связанного текста с пробелами для переменной информации. В форме трафарета создаются ряд приказов, заявлений. Анкета- способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа. В унифицированной системе документации на организационно- распорядительные документы анкетным методом смоделированы приказы по приему, переводу, увольнению; кадровые докладные и объяснительные записки. Достоинства анкет: упрощается подготовка документа, облегчаются машинописные работы; создаются предпосылки для копирования информации. Таблица - разорванный текст, расположенный по определенному принципу: постоянная информация расположена в заголовках граф и боковике, а переменная - на пересечении соответствующих граф и строк. Обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать, кодировать информацию, легко суммировать данные. Однако он более сложен в машинописи. В табличной форме в УСД по ОРД представлены: штатное расписание, график отпусков, кадровые приказы. Эффект от унификации и стандартизации управленческих документов бывает косвенным ( повышение качества управления, эффективности использования оргтехники, ускорении оборачиваемости финансовых средств) и прямым ( снижение затрат труда ( а следовательно и затрат на заработную плату) при работе с документами, расхода материалов на их изготовление, удельных капвложений на оргтехнику, затрат на амортизацию и ремонт оргтехники). Стандартизация – это деятельность по установлению норм, правил и характеристик в целях обеспечения: - безопасности продукции, работ и услуг; жизни и здоровья - технической и информационной совместимости, а так же взаимозаменяемой продукцией - экономии всех видов ресурсов. Все ГОСТы, действующие на территории нашей страны обьединены в единую государственную систему стандартизацию – иерархически организованную систему классификации и самих ГОСТов. В целях сокращения количества применяемых в деятельности учреждения документов, типизации их формы, снижения трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, достижения информации. Совместимости автоматизированных баз данных в народном хозяйстве проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных систем документации (УСД). УДС – совокупность взаимосвязанных унифицированных форм документа, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности. В основе создания УСД лежит метод унификация – установление единообразия состава и форм управленческих документов создаваемых при решении однотипных управленческих задач. Одновременно разрабатываются классификаторы технико-экономической с социальной информации, обеспечивающих интегративную автоматизированную обработку данных. Государственная система документированного обеспечения управления (ГСДОУ) – это совокупность принципов и правил устанавливающих единые требования в документации управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления на предприятиях. Основная цель ГСДОУ упорядочивание документа оборота организации сокращения количества и повышение количества документов, создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора., обработки и анализа информации. Основные положения ГСДОУ охватывают вопросы документирования управленческой деятельностью, организации работы с документами, механизации и автоматизации работы с документами. Различают следующие виды документов: - По назначению (средства фиксации фактов (авто протоколы, отчеты) и средства передачи документов (письмо, телеграмма)). - По происхождению (служебные и личные документы). - По форме (индивидуальные, типовые, трафаретные). - По срокам исполнения и хранения (постоянные, долговременные, временные). - По месту составления (внутренние и внешние). - По наименованию (проказы, указы, отчеты). - По стадиям создания (выписки, отпуск, оригиналы). При составлении документов используются следующий состав реквизитов: 01 – герб РФ 02 – герб субъекта РФ 03 – эмблема организации или товарный знак 04 – код организации 05 – код формы документа 06 – наименование организации 07 – справочные данные об организации 08 – наименование вида документа 09 – дата документа 10 – регистрационный номер документа 11 – ссылка на регистрационный номер и дату документа 12 – место составления или издания документа 13 – гриф ограничения доступа к документу 14 – адресат 15 – гриф утверждения документа 16 – резолюция 17 – заголовок к тексту 18 – отметка о контроле 19 – текст документа 20 – отметка о наличии приложения 21 – подпись 22 – гриф согласования документа 23 – визы согласования документа 24 – печать 25 – отметка о замирении копии 26 – отметка об исполнителе 27 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело 28 – отметка о поступлении документа в организацию 29 – отметка для автоматического поиска документа. 1. – помещают на бланках документа в соответствии с положением о государственном гербе РФ. 2. – помешают на бланках документа в соответствии с правовыми актами субъектов РФ. 3. – эмблему организации или товарный знак помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (Положение об организации) если на бланке уже есть герб РФ или герб субъекта РФ, то эмблему не воспроизводят. 4. – код организации расставляют по общероссийскому классификатору предприятий. 5. – код формы документа расставляют по общероссийскому классификатору управления документации. 6. – наименование организации должно соответствовать наименованию, закрепленному учредительному документу. Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе и располагают ниже наименования на русском языке. Пример: ООО «СИГМА» “SIGMA” Ltd 7. – справочные данные об организации включают: почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по решению организации (номера факсов, счетов в банке, адрес электронной почты, web – страница в интернете). Пример: 352290 Краснодарский край Отрадненский р-н Ул. Мира АО «ОГОНЕК» Р/с 20012345627744121235 Тел.: Факс: 8. – наименование вида документа составляемого или изданного в организации регламентируется уставом и должно соответствовать видам документов предусмотренной в УРД. Этот реквизит оформляется заглавными буквами и пишется на всех документах кроме писем. 9. – датой документа является дата его подписания или утверждения. Оформляется тремя парами арабских цифр, следующей последовательности: день, месяц, год. 10. – регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять. 11. – ссылка на регистрационный номер включает регистрационный номер и дату, на который дается ответ. 12. – указывают в том случае если затруднено его определение по реквизитам. 13. – гриф ограничения доступа для служебного пользования (СЕКРЕТНО), конфиденциально (коммерческая тайна) расставляется без кавычек в правом углу. 14. – адресат при адресовании в организацию ее название указывают в именительном падеже, должность в дательном падеже. 15. – гриф утверждения документа расставляется в правом верхнем углу документа. Документ может утверждаться должестным лицом или специальным создавшим документом. При утверждении документа должестным лицом расставляется гриф утверждения и слово «УТВЕРЖДАЮ», наименование должности лица утверждающего документ, личная подпись и её расшифровка, ее дата. Пример: УТВЕРЖДАЮ Гениральный директор ЗАО «ГРАНД» Личная подпись расшифровка подписи 16. – резолюция пишется руководителем непосредственно на документе и включает: - фамилию исполнителя (кому поручается) - содержание поручения (конкретные действия) - срок исполнения - подпись руководителя и дата подписания. Пример: Соловьеву А.В. подготовить проект приказа К 18.09.01 личная подпись 18.08.01 17. – заголовок к тексту включает краткое содержание документа. Заголовок согласуется наименованием вида документа и может отвечать на вопросы: о чем, о ком или кого, чего. Пример: 1).об увольнении Иванова И.И. (в приказе) 2). АКТ списания продукции. 18. – отметка о контроле ставится должным лицом или подразделением, осуществляющим контроль подразделения. Отметку о контроле обозначают на поле документа рядом с заголовком буквой «К» или словом на штампе «контроль». 19. – текст документа обычно состоит из двух частей. В первой части указывается причины, основания, цели составления документа. Во второй выводы, просьбы, предложения, распоряжения, приказы. Если содержание документа не нуждается в пояснении текст содержит одну заключительную часть. 20. – если в приложении не употреблялось в тексте то указывается его наименования, количество листов и экземпляров. При наличии нескольких приложений то они нумеруются. Пример: приложение 1: Контракт от 20.07.01 №21, на 2л. в 3 экз. 2 АКТ приема работ от 15.09.01 №17, на 1л. в 17 экз. Приложение к распорядительным документам должно оформляться в правом верхнем углу и должно иметь отметку «Приложение» с указанием названия распорядительного документа, его даты и его регистрационного номера. Пример: Приложение 1 К приказу директора ОАО «ЭРА» От 01.04.2001 №12 21. – подпись включает наименование должности лица подписавшего документ (с указанием предприятия, если документ оформлен не на бланке) личную подпись и ее расшифровку. В расшифровке подп...
ВНИМАНИЕ!
Текст просматриваемого вами реферата (доклада, курсовой) урезан на треть (33%)!
Чтобы просматривать этот и другие рефераты полностью, авторизуйтесь на сайте:
|
|
|
Добавлено: 2010.10.21
Просмотров: 1294
|
Notice: Undefined offset: 1 in /home/area7ru/area7.ru/docs/linkmanager/links.php on line 21
При использовании материалов сайта, активная ссылка на AREA7.RU обязательная! |