Главная / Методические материалы / Преподавание иностранных языков

Практическое руководство Обучение деловому письму

Автор(ы): Севастьянова Алла Владимировна, учитель английского языка

Notice: Undefined variable: content in /home/area7ru/area7.ru/docs/metodic-material.php on line 278
Цели:

Воспитывать толерантное отношение к чужой культуре.
Формирование/развитие знаний и навыков делового английского языка, необходимых для его применения в процессе устного и письменного общения.

Задачи:

Расширение активного/применяемого словарного запаса по тематике делового английского языка.
Овладение необходимым запасом, специальных терминов и понятий, связанных с деловой активностью.
Развитие умений:
1. вести деловую переписку;
2. читать и понимать документацию и информационные материалы на английском языке.
Научить учащихся управлять своими эмоциями и эффективно сотрудничать с другими людьми.
Развитие отношений учитель – ученик как равных партнеров образовательного процесса.

Письмо – это синтез грамматических и лексических компетенций учащихся. Это умение выразить свои мысли в письменной форме, а значит и развитие орфографических и пунктуационных навыков.

Виды деловых писем

Существует множество причин для написания деловых писем. Тем не менее можно выделить несколько основных видов деловых писем:

Письма о приеме на работу
Письма-запросы
Письма-заказы
Письма-претензии
Письма-ответы

Одним из наиболее важных писем является письмо, которое дает работу: письмо о приеме на работу с приложенным к нему резюме.
Письма о приеме на работу пишутся непосредственно работодателю или на биржу труда. Их основная цель – представить вас, но также они представляют ваше кредо и создают первое впечатление о вас. Тем не менее в письме необходимо указывать должность, на которую вы претендуете. Для того, чтобы грамотно написать письмо, следует получить как можно больше информации о компании, в которой вы собираетесь работать.
Письмо-запрос. Когда заказчик, хочет получить информацию о интересующем его товаре (услуге) или фирме, которая может стать его потенциальным партнером, он обычно посылает запрос на фирму, компанию или организацию об интересующей его информации.
Письма-запросы в деловой корреспонденции пишутся в следующих случаях:

если Вы желаете получить информацию о товарах;
если Вам требуется узнать об их наличии;
если Вам необходимо узнать об условиях поставки, скидках, видах транспортировки;
если Вы хотите, чтобы Вам выслали иллюстрированные каталоги, прайс-листы, рекламные проспекты, брошюры и образцы товара.

В письме-запросе необходимо указать источник информации, четко сформулировать суть вопроса, кратко представить Вашу компанию или себя лично. Завершить письмо лучше фразой, выражающей надежду на плодотворное и взаимовыгодное сотрудничество в будущем.
Письма-заказы являются неотъемлемой частью деловой переписки. Это письма о заказе товара, техники, о представлении нужной информации и т.д. Письма должны соответствовать теме, быть краткими и обоснованными, с законченной, аккуратно изложенной информацией.
Примечание:

Если предложение начинается с цифры, а сумма большая, то ее следует писать словами: Two hundred sixty yards of wire are needed to complete this project.
Это же касается и больших круглых чисел: Seven billion dollars. Современный вариант оформления письма допускает написание и цифрами: $ 7 billion. Но предпочтение отдается словесному написанию, особенно, если для этого понадобится одно или несколько слов: Six million rubles, fifty dollars.
В остальных случаях, если числа многозначные, они пишутся цифрами: $ 5, 699; 3,450,000 dollars или $ 3,450,000.
Необходимо помнить, что в английском языке, в отличие от русского, для разделения порядков (тысячных) служит запятая.

Письма-претензии пишутся для того, чтобы оповестить партнера о возникновении каких-либо трудностей.
Они помогают исправить ситуацию. Чаще всего таким письмам предшествуют телефонные звонки. Партнеры могут попытаться решить эту проблему путем переговоров. Если ситуация простая, и партнеры доверяют друг другу, то телефонный звонок может решить проблему быстрее. Но, если с помощью звонка решить проблему не удается, то письмо будет наиболее эффективным решением.
Жалобы и претензии обычно возникают при ошибках в поставке, поставке некачественного товара или несвоевременной поставке.
При составлении письма-претензии необходимо четко указывать причину претензии, нанесенный ущерб и ясно сформулировать свои требования.
Письма-ответы составляются в соответствии с письмом, полученным от партнера, и их содержание в значительной степени зависит от поступившего на ваш адрес письма. Это могут быть письмо-извинение, ответ на запрос или приглашение.
Формулировка письма-извинения зависит от ситуации.
Его следует начать с извинения или, по крайней мере, с выражения сожаления по поводу случившегося. Желательно объяснить причины возникновения ситуации и выразить надежду, что это не причинило партнеру чрезмерных неудобств.
Затем следует изложить возможные пути урегулирования претензии, например, выразить готовность забрать некачественный товар или предложить его соразмерную уценку.
В заключение можно заверить партнера, что вы примите все необходимые меры, и выразить надежду на продолжение хороших взаимоотношений.

Business letter structure and layout / Структура и оформление делового письма

1: название и эмблема организации – автора. Эмблема – это символическое графическое изображение, отображающее направление деятельности учреждения. Располагается эмблема либо на верхнем поле бланка над серединой названия фирмы, либо на левом поле бланка на уровне названия фирмы.
Наименование организации обычно располагается в центре верхней части листа и должно соответствовать требованиям нормативных и учредительных документов.
2: справочные данные об организации – авторе. Под наименованием фирмы указывают справочные данные, которые включают в себя индекс предприятия связи, почтовый адрес, номера телефонов, телексов и факсов, адрес электронной почты, и WWW – страницы в Интернете.
Согласно международным правилам почтовый адрес указывается в последовательности, обратной той, которая принята в России: номер дома, наименование улицы, название города, почтовый индекс и, наконец, название страны. С 1998 года наша страна начала переходить на международную систему.
Все последующие реквизиты письма печатаются от границы левого поля.
3: ссылка для использования в последующей корреспонденции. В зарубежной практике ссылка на индекс полученного письма и индекс самого письма, инициалы отправителя, и другие символы, указывающие на отдел, направивший письмо, или номер дела, или фамилию и т.д., например:

	Your Ref.: ICL/RH		Ваш индекс: ICL/RH
	Затем следует индексотправляемого письма, например:
	Our Ref: SM/JB/101		Наш индекс: SM/JB/101

SM – инициалы автора
JB – инициалы секретаря
101 – номер письма

Индекс может быть не только буквенным, но и буквенно – цифровым или цифровым. В инициативных письмах, естественно, записывается лишь индекс отправляемого письма.
4: дата составления письма. Дата указывается через один интервал после ссылок, но она может располагаться и после внутреннего адреса. Дата указывается буквенно – цифровым способом (без добавления «th» к числу).
Дата: число – месяц – год.
Например: 13 June 2008
5: внутренний адрес (адрес получателя). Внутренний адрес располагается обычно под датой письма. Он состоит из следующих расположенных построчно элементов:

имя и фамилия получателя;
его должность (факультативный параметр);
наименование компании;
номер дома, улица;
город;
название штата или графства, номер почтового округа;
страна.

Если письмо адресуется определенному лицу или отделу, то оно (лицо или отдел) указывается в начале адреса.
6: вступительное обращение. Его пишут с новой строки, отступив от адреса четыре межстрочных интервала.

Sir, Sirs – государственным лицам;
Dear Sir – письмо адресовано мужчине, с которым вы лично не знакомы;
Dear Sirs – письмо адресовано компании в целом;
Dear Madam – письмо адресуется женщине или девушке, с которой вы лично не знакомы;
Dear Mr Baker – знакомому должностному лицу мужчине;
Dear Mrs Baker – знакомому должностному лицу замужней женщине;
Dear Miss Baker – знакомому должностному лицу незамужней женщине;
Dear Ms Baker – знакомому должностному лицу замужней или незамужней женщине.

7: заголовок письма. З...

ВНИМАНИЕ!
Текст просматриваемого вами методического материала урезан на треть (33%)!

Чтобы просматривать этот и другие тексты полностью, авторизуйтесь на сайте:

Простая ссылка на эту страницу:

Ссылка для размещения на форуме:

HTML-гиперссылка:

Добавлено: 2011.03.06 | Просмотров: 2655
При использовании материалов сайта, активная ссылка на AREA7.RU обязательна!